Digitale Exzellenz im Wettkampf um Millisekunden

Das Aston Martin Aramco Formula One Team hat sich mit Unterstützung von ServiceNow innerhalb weniger Jahre von einer papierbasierten IT-Organisation zu einem hochautomatisierten, datengesteuerten Ökosystem entwickelt – quer durch Prozesse, Abteilungen und den gesamten Rennbetrieb.

Foto: AMF1/ServiceNow

Im Hochleistungssport der Formel 1 entscheidet nicht nur die Aerodynamik oder der Motor über Sieg oder Niederlage. Auch IT ist längst ein zentraler Performance-Faktor. Beim Aston Martin Aramco F1 Team sorgt sie dafür, dass rund 1.000 Mitarbeitende weltweit reibungslos arbeiten können, dass Prozesse in Millisekunden ablaufen und dass selbst am anderen Ende der Welt – mitten im Nachtrennen – jedes System steht. Seit 2023 arbeitet Aston Martin dazu eng mit ServiceNow zusammen. Das Ziel: absolute Prozessklarheit, maximale Transparenz und kontinuierliche Effizienzsteigerung. Die digitale Infrastruktur wird damit zu einem Fundament, das den gesamten Rennbetrieb stabilisiert und beschleunigt.

Von papierbasiert zu digital-first

Als IT Operations Director Sioned Edwards vor drei Jahren ihre Rolle übernahm, war die Ausgangslage klar: Die IT-Abteilung bestand aus nur 15 Personen, hatte keine Prozesse und arbeitete in vielen Bereichen noch mit Papierformularen. Die Organisation wuchs jedoch rasant – und damit auch der Druck, professionelle, skalierbare Strukturen zu schaffen.

Der erste Schritt der digitalen Transformation war bewusst pragmatisch gewählt: die Automatisierung des Joiners-Movers-Leavers-(JML)-Prozesses. Innerhalb von nur zwei bis drei Monaten gelang es, mit ServiceNow eine durchgängige, datengetriebene Lösung einzuführen, die neuen Mitarbeitenden vom ersten Tag an korrektes Equipment bereitstellt. Damit wurde ein zentrales Nadelöhr beseitigt, das zuvor regelmäßig zu Verzögerungen führte.

Möglich machte das auch der direkte Zugang zu einer zentralen Plattform: Mitarbeitende können heute über mobile Geräte jederzeit Tickets erstellen – ob auf der Rennstrecke, im Office oder in der Fertigung. „ServiceNow erlaubt uns, Issues schnell und effizient zu loggen und bietet einen zentralen Ort, um diese Informationen zu speichern und auszuwerten“, erklärt Trackside Engineer Josh Curry. Der mobile Zugriff stellt sicher, dass Probleme selbst im hektischen Trackside-Betrieb sofort gemeldet und behoben werden können.

Die Abbildung zeigt von l.n.r.: Erica Faltous, ServiceNow, Fabrizio Pilotti, CIO, Aston Martin Aramco F1 Team, Paul Hardy, EMEA Innovation Officer, ServiceNow, Sioned Edwards, IT Operations Director, Aston Martin Aramco F1 Team, Max Everfield, Senior Advisory Solution Consultant, ServiceNow. (Foto: ServiceNow)

Jede Sekunde zählt – Zeit als Währung

„In der Formel 1 ist Zeit unsere Währung, nicht Geld“, erklärt Edwards. Dieser Gedanke prägt sämtliche Optimierungsinitiativen innerhalb des Teams. Denn egal ob in der Fertigung, beim Boxenstopp oder in der IT – jede eingesparte Sekunde fließt unmittelbar in die Performance des Autos ein.

Zu den entscheidenden Erfolgskennzahlen gehören heute Resolution Times, First-Time-Fixes, Automatisierungsgrad und die Anzahl verhinderter Störungen durch bessere Datenlage.

Ein frühes Erfolgsbeispiel: Durch die Einführung von Equipment-Anfrage-Rückstellungen zur Kostentransparenz und -kontrolle wurden innerhalb der ersten drei Monate rund 50.000 Pfund eingespart, weil Manager unnötige Bestellungen frühzeitig ablehnen konnten. Diese Transparenz wirkt wie ein Frühwarnsystem und verhindert Ausgaben, die im strengen Cost-Cap-Umfeld sofort schmerzhaft wären.

Das freigewordene Budget fließt direkt in performancekritische Bauteile – etwa in Komponenten wie das hochkomplexe Lenkrad, das rund 110 Stunden Fertigungszeit benötigt und bis zu 50.000 Pfund kostet. Jede kluge Investitionsentscheidung trägt damit unmittelbar zur Leistungsfähigkeit des Autos bei.

Daten als strategischer Vorteil

Bevor ServiceNow eingeführt wurde, hatte nur eine Handvoll Mitarbeitender einen vollständigen Überblick über die IT-Landschaft. Heute sorgt eine CMDB (Configuration Management Database) erstmals für durchgängige Transparenz über alle Systeme – von Trackside-Setups bis hin zu komplexen Fabriknetzwerken. Diese Klarheit bildet die Grundlage dafür, dass die IT-Abteilung heute schneller reagieren und gleichzeitig präventiver arbeiten kann.

Auch ServiceNow ITOM-Discovery spielt dabei eine zentrale Rolle. Es ermöglicht dem Team, Störungen zu priorisieren, Risiken früher zu erkennen und kritische Systeme sofort zu identifizieren. Wenn ein Problem ein Rennwochenende gefährden könnte, wird es automatisch priorisiert – „denn am Ende ist das unser Business“, betont IT Analyst Rebecca Adams. Die Fähigkeit, datenbasiert zu entscheiden, entlastet nicht nur das Team, sondern sichert auch die Stabilität der hochsensiblen Rennabläufe.

F1-spezifische Anforderungen – Präzision, Druck und konstante Innovation

CIO Fabrizio Pilotti beschreibt die Formel 1 als Werkzeug-Sport – jedes Detail, jedes Werkstück, jedes Softwaretool hat unmittelbare Auswirkungen auf die Leistungsfähigkeit des Autos. Das Aston Martin Aramco F1 Team steht darüber hinaus durch eine weitere Besonderheit im Fokus der gesamten Motorsportwelt: Es ist jenes Team, in dem Konstrukteurslegende Adrian Newey aktuell das Auto für die kommende Saison entwickelt – ein Faktor, der den technologischen Anspruch und die interne Dynamik zusätzlich erhöht. Die Zusammenarbeit mit einer der einflussreichsten Ingenieurspersönlichkeiten der Formel-1-Geschichte verlangt höchste Präzision in jedem Prozessschritt und stellt auch die IT-Organisation vor außergewöhnlich hohe Anforderungen.

Besonders relevant für die IT sind kurzfristige Entwicklungszyklen, 24 Rennen weltweit – teilweise in Nachtzeitzonen –, hochregulierte technische Rahmenbedingungen der FIA sowie über 100.000 Aufgaben pro Saison, getrieben durch Regeländerungen. Diese Komplexität erfordert eine IT-Infrastruktur, die schnell, stabil und skalierbar ist.

CIO Fabrizio Pilotti bringt nicht nur technische Expertise, sondern auch jahrzehntelange Erfahrung aus der Königsklasse mit: In seiner früheren Station bei Mercedes arbeitete er im Rennstall unter der Verantwortung von Niki Lauda, einer der prägenden Persönlichkeiten der Formel 1. Diese Erfahrungen in einem Weltmeisterteam prägen heute seinen Führungsstil und den kompromisslosen Fokus auf Effizienz, Prozesssicherheit und technologische Spitzenleistung bei Aston Martin.

Verbesserungen entstehen laut Pilotti nur durch die kontinuierliche Optimierung der eingesetzten Tools – von Hardware über Software bis zu Daten und Prozessen. Für neue Technologien wie KI gilt ein einfacher Grundsatz: Sie muss messbaren, sofortigen Wert liefern – andernfalls wird sie nicht in operative Prozesse integriert. Zwar gibt es bereits KI-POCs im Bereich Track Engineering, doch einen breiten produktiven Einsatz sieht das Team erst, wenn die Technologie weiter gereift ist.

Foto: AMF1/ServiceNow

Partnerschaft statt Tooling – Warum ServiceNow mehr als Software liefert

Alle Gesprächspartner betonen, dass die Zusammenarbeit keine klassische Tool-Implementierung ist, sondern eine echte Partnerschaft. „Das war die sauberste Implementierung, die ich je erlebt habe“, sagt Edwards über das ServiceNow-Rollout. Entscheidend war, dass ServiceNow die Arbeitsweise und die besonderen Abläufe des Teams vollständig verstanden und in jedem Schritt berücksichtigt hat.

Max Everfield, Senior Advisory Solution Consultant bei ServiceNow, arbeitet eng mit Aston Martin zusammen, um die Herausforderungen des Teams zu verstehen und zu priorisieren – von globaler Hardwarevielfalt bis zu race-spezifischen IT-Setups. Dieses tiefe Verständnis sorgt dafür, dass Optimierungen nicht nur technisch funktionieren, sondern auch in den zeitkritischen Rennbetrieb passen.

Für Everfield ist klar: AI ist nur so gut wie die Plattform, auf der sie läuft. Die Now Platform bildet damit die Basis für zukünftige Erweiterungen, unabhängig davon, wie sich Technologie und Team weiterentwickeln.

Investition in Zukunftsfähigkeit – Wohin die Reise geht

Aston Martin steht erst am Anfang der Nutzung des gesamten Now-Platform-Ökosystems. Themen wie Travel Management, integrierte Workflow-Automatisierung, Engineering-Prozesse und KI-gestützte Entscheidungsunterstützung stehen bereits auf der Agenda – allerdings mit einem bewussten, pragmatischen Ansatz. Ziel ist es, Innovation kontrolliert und ohne operative Risiken einzuführen.

Pilotti betont die Herausforderung klar: „Die Rennen kommen immer exakt nach Plan. Wir können die FIA nicht bitten, Austin um eine Woche zu verschieben.“ Der Kalender gibt den Takt vor – und die IT muss Schritt halten. Genau deshalb bleiben Stabilität und Effizienz die obersten Prinzipien jeder technologischen Weiterentwicklung.

Die Mission bleibt eindeutig: IT muss zuverlässig sein, Prozesse müssen stabil bleiben, und Innovation muss messbare Performance liefern – idealerweise solche, die in Millisekunden auf der Strecke sichtbar wird.

Fazit: Digital Excellence als Schlüssel zum sportlichen Erfolg

Die Transformation von Aston Martin Aramco F1 zeigt, wie ein weltweites Spitzenteam Technologie nicht als Kostenfaktor, sondern als strategische Waffe einsetzt. ServiceNow dient dabei als Rückgrat, das Daten, Menschen und Prozesse verbindet – und so dafür sorgt, dass das Team sich auf das konzentrieren kann, was am Ende zählt: ein schnellstmögliches Auto.

it&d business Redaktion