Heilsame digitale Prozesseffizienz

Der Privatklinik der Kreuzschwestern in Graz gelang es, die Effizienz und den Verwaltungsaufwand im Rechnungswesen gemeinsam mit KYOCERA Document Solutions erheblich zu optimieren.

Foto: Privatklinik der Kreuzschwestern Graz

Totgesagte leben länger – oft als unrealistisch abgetan, gilt das papierlose Büro in vielen Organisationen noch immer als Zukunftsszenario. Laut einer aktuellen bitkom-Studie verzichten in Deutschland – und in Österreich sieht es nicht viel anders aus – erst 15 Prozent der Unternehmen komplett auf Papier. Das sind zwar fast doppelt so viele wie noch vor zwei Jahren, zeigt aber, dass es nach wie vor ein sehr großes Digitalisierungspotenzial gibt.

Die Kyocera-Gruppe setzt seit Jahren erfolgreich auf Digitalisierung mit ihrem Leistungsversprechen „making information faster“. Trotz pandemiebedingtem Fortschritt arbeiten viele Unternehmen weiterhin papierbasiert, insbesondere in Archiven. In Zeiten des Fachkräftemangels besteht hier enormes Potenzial zur Effizienzsteigerung durch Digitalisierung, wie zum Beispiel das Projekt bei der Privatklinik der Kreuzschwestern in Graz gut demonstriert.

Papierbasierte Finanzprozesse in der Privatklinik

Die Privatklinik der Kreuzschwestern in Graz ist mit 130 Betten und mehr als 280 Mitarbeitenden einer der größten privaten Gesundheitsversorger in der Steiermark mit jährlich rund 7.000 Patientinnen und Patienten. Im Rahmen des Klinik-betriebs fallen laufend viele Belege und Rechnungen mit zum Teil auch sensiblen Daten an.

Die Ausgangslage bei der Privatklinik der Kreuzschwestern waren größtenteils manuelle und langwierige Prozesse im Rechnungswesen (Eingangsrechnungen in Papierform, physische Weitergabe an Freigeber, etc.). Als Anforderungen wurden die Digitalisierung dieser Prozesse mit nahtloser Anbindung an bestimmte Dritt-Software – das Kernsystem des Krankenhauses – und damit eine spürbare Einsparung an Personalaufwand definiert.

Die Herausforderung: hoher Verwaltungsaufwand

„Wir standen vor der Herausforderung, den erhöhten Verwaltungsaufwand für die Überwachung und fristgerechte Bearbeitung von Rechnungen in den verschiedenen Abteilungen zu bewältigen. Schnell wurde klar, dass ein digitaler Prozess erforderlich war, um die vorhandenen Schnittstellen zu nutzen und gleichzeitig die Effizienz im Rechnungswesen zu steigern“, erläutert Mag. René Weiß, Prokurist, Bereichsleitung Finanz- und Personalwesen der Privatklinik Kreuzschwestern.

Die Aufgabe für das Expertenteam von Kyocera Document Solutions Austria bei der Aufnahme des Anforderungsprofils konzentrierte sich auf Eingangsrechnungen aus verschiedenen Kanälen. Ausgangsrechnungen werden bereits zu mehr als 95 Prozent digital erstellt, da dies eine Vorgabe der entsprechenden Krankenversicherungen als Rechnungsempfänger war.

Kyocera Workflow Manager als Lösung

Durch die Implementierung der digitalen Dokumentenmanagement-Lösung Kyocera Workflow Manager (KWM) Enterprise konnte bei der Privatklinik der Kreuzschwestern eine Zeitersparnis von mehr als 20 Prozent bei der Erfassung von Eingangsrechnungen erzielt werden. Dadurch werden insbesondere die Mitarbeitenden noch stärker von Routinetätigkeiten entlastet. Sie können andere Aufgaben übernehmen, was die Effizienz im Rechnungswesen deutlich steigert.

KI-gestützte Automatisierung

Mit dem KWM wurde auch das Thema Künstliche Intelligenz (KI) über die automatisierte Rechnungserkennung und deren Abgleich mit den Kernsystemen bzw. die intelligente Ergänzung von Daten neu eingeführt. Dabei wird die im System integrierte KI mit eigenen Werten antrainiert und lernt permanent mit den erhaltenen Daten dazu. Das Ergebnis ist ein sehr hoher Automatisierungsgrad bei Genehmigungsläufen und ebenso beim Erfassen und dem Abgleich von Positionen sowie deren Zuordnung zu Patientinnen und Patienten für diese durchgeführten Leistungen. Ein früher sehr mühsamer Prozess.

Die als Expertensystem konzipierte KI arbeitet ausschließlich intern und mit hauseigenen Daten. Dies ist besonders wichtig, da häufig sensible Informationen aus dem Gesundheitsbereich verarbeitet werden, die nicht in externen „Schwarmintelligenzen“ wie ChatGPT oder MS CoPilot gespeichert werden sollen. Trotz des höheren Trainingsbedarfes rechtfertigen die Ergebnisse diesen Aufwand. Die Daten sind „sauber“ und müssen nur überprüft werden, wenn die KI dies anfordert – die dadurch kontinuierlich lernt.

Effiziente und revisionssichere Workflows

Der neue Prozess erzeugt automatisiert digitalisierte Rechnungen und Belege, die revisionssicher im KWM abgelegt werden und von da aus nach Sichtprüfung durch die Buchhaltung in den Workflow zur Information der betreffenden Abteilungen und Personen gehen, welche die Belege eingereicht haben. So kann der Abrechnungsprozess schon parallel zur Belegablage und Benachrichtigung erfolgen. Eventuelle Freigabeinformationen aus dem Workflow werden in KWM Enterprise zurückgespielt und dienen so der Buchhaltung als revisionssichere Dokumentation für den Zahlungslauf. Danach werden dann noch die relevanten Informationen in das ERP bzw. das Krankenhausinformationssystem der Privatklinik übertragen. Insgesamt dient der KWM so als zentrale Schnittstelle zwischen vier unterschiedlichen Systemen. Ein Medienbruch wird wirkungsvoll verhindert und volldigitale Prozesse können so effizient online dargestellt werden.

„Mit dem KWM konnten die Eingangsrechnungsprozesse vollständig papierlos digitalisiert und die Abläufe automatisiert werden. Besonders hervorzuheben ist das reibungslose Zusammenspiel mit bereits vorhandenen Anwendungen, wodurch Schnittstellenprobleme vermieden und die Effizienz des Rechnungswesens deutlich gesteigert werden konnten. Zudem stehen die Kennzahlen der Eingangsrechnungen nun auf Knopfdruck zur Verfügung“, zeigt sich Mag. René Weiß. zufrieden.

Der Benefit: Effizienz und Transparenz durch Digitalisierung

Mit KWM Enterprise werden die wesentlichen Informationen aus Eingangsrechnungen automatisiert und KI-gestützt ausgelesen, überprüft sowie mit Finanzdaten aus dem ERP-System angereichert, wie beispielsweise Kostenstellen oder Sachkonten. Diese Daten werden dann über standardisierte Schnittstellen dem vorhandenen Finanz- und Rechnungswesen bereitgestellt. Darüber hinaus übernimmt die KI Prüfungen wie die Einhaltung von § 11 UStG oder den Datenabgleich, was die Effizienz und die Transparenz im Rechnungswesen erheblich steigert. nach und wie sie mit LANCOM gelingen könnte.“

it&d business Redaktion