EDI bei der Migration zu SAP S/4HANA

Anastasia Kamarauli, Head of EDI Solutions bei EDITEL, zeigt auf, dass die Einführung von SAP S/4HANA während des laufenden Geschäftsbetriebes per se kein IT-Projekt ist, das sich im Vorübergehen abwickeln lässt.

Foto: Anastasia Kamarauli Privat

Mit einem Marktanteil von rund 20 Prozent ist SAP, laut verschiedenen Quellen, Marktführer bei Enterprise Resource Planning-Software (ERP). Durch das Auslaufen der Vorgängerlösungen im Jahr 2027 arbeiten derzeit viele der Unternehmen an der Umstellung auf SAP S/4HANA. Bei der digitalen Interaktion mit ihren Geschäftspartnern setzen zahlreiche dieser SAP-Kunden auf EDI. Nicht zuletzt deshalb ist es von zentraler Bedeutung, bei der Umstellung des ERP-Systems auf SAP S/4HANA auch die externen Schnittstellen zu allen Partnern mitzudenken und die Abbildung der entsprechenden Geschäftsprozesse im System von Anfang an zu berücksichtigen und einzuplanen. Welche Herausforderungen müssen dabei bewältigt werden und welche Erkenntnisse lassen sich aus unseren Projekten ableiten? Dazu bedarf es einer umfangreichen strategischen Planung des gesamten Implementierungsprozesses.

Historisch gewachsene Systeme bergen Komplexität

Unsere Erfahrung aus mehreren Projekten zeigt, dass vor allem historisch gewachsene Systeme aufgrund der damit einhergehenden Komplexität eine nicht zu unterschätzende Herausforderung darstellen. Vor allem bei Unternehmen, die mit vielen verschiedenen Partnern – seien es Lieferanten, Logistiker oder Kunden – zu tun haben, gilt es, die von der Umstellung betroffenen Prozesse genau zu analysieren und alle Schnittstellen zu identifizieren. Das ist unter anderem auch deshalb notwendig, weil das alte SAP-System mit lDoc-Text-Schnittstellen gearbeitet hat, während SAP S/4HANA XML-lDocs erfordert. Somit muss nicht nur das System selbst, sondern auch die Stammdaten sämtlicher Partner migriert und in die neue Systemlandschaft übergeführt werden. Nicht zuletzt deshalb ist die Migration auf SAP S/4HANA während des laufenden Betriebs keinesfalls ein IT-Projekt, das man einfach nebenbei erledigt. Im Gegenteil, ein solches Projekt erfordert schon bei der Analyse der Geschäftsprozesse eine hohe Expertise und kann nur dann erfolgreich sein, wenn die Abläufe auch wirklich bis ins letzte Detail verstanden werden.

Umfangreiche Tests notwendig

Um diese Herausforderung meistern zu können, braucht es vor allem eines: eine klare, strategische Planung mit entsprechenden Zielen, Meilensteinen und Zeitplänen. Die partnerschaftliche Kommunikation und die enge Zusammenarbeit aller Beteiligten ist bei der Umsetzung ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Last but not least sollte man vor dem endgültigen Go-Live umfangreiche und sorgfältige Testläufe einplanen, um die reibungslose Systemumstellung zu gewährleisten.

Bei unseren Projekten mussten in einem ersten Schritt alle bestehenden EDI-Prozesse im abzulösenden System erfasst und im neuen abgebildet werden. Wichtig ist dabei, dass die für die Migration Verantwortlichen diese Prozesse nicht nur erkennen, sondern auch im Kontext des jeweiligen Unternehmens verstehen. Außerdem muss die Richtigkeit und Sauberkeit der Stammdaten gewährleistet sein, um das Projekt qualitativ hochwertig umzusetzen. Ziel dabei ist es, bestehende EDI-Prozesse nahtlos in SAP S/4HANA zu integrieren, um die vollautomatisierte Kommunikation mit den IT-Systemen der Kunden und Lieferanten zu gewährleisten. Dafür mussten in einem Projekt kundenindividuelle EDI-Mappings erstellt werden. Diese wandeln Geschäftsdaten aus dem internen Format des jeweiligen Unternehmens in standardisierte EDI-Austauschformate um. In einem anderen Projekt wurden bestehende EDI-Mappings auf unserer Datenaustauschplattform eXite nachgebaut, womit ein zeitintensives Testen jeder einzelnen Partnerverbindung vermieden werden konnte. Ein weiterer Vorteil bei diesem zweiten Projekt lag darin, dass durch die Analyse historischer Daten und die Neudefinition von Prozessen überflüssige EDI-Nachrichten identifiziert und abgeschaltet werden konnten, was zu einer Verschlankung des Systems geführt hat.

Potenzial für Steigerung der Effizienz

Durch die umfassende Analyse konnten wir auch Potenziale identifizieren, die einen zusätzlichen Mehrwert geschaffen haben. So wurde bei einem Projekt eine neue Order-Splitting-Logik implementiert, die in der Lage war, eingehende Bestellungen zuverlässig auf Lager, Geschäftspartner und Verpackungsarten zu verteilen.

Da SAP S/4HANA nicht direkt mit Global Trade Item Numbers (GTIN) und Global Location Numbers (GLN) arbeitet, war der Aufbau einer zentralen Cross-Reference-Liste, die eine korrekte Verarbeitung von Bestellungen, Rechnungen und Lieferavisen sicherstellt, ein weiterer Meilenstein in einem der Projekte. In diesem Fall konnte durch die Umstellung der verschiedenen Kommunikationskanäle auf eine zentrale, einheitliche und sichere Datenaustauschplattform (eXite von EDITEL) Zeit gespart werden. Zudem wurde gewährleistet, dass der elektronische Datenaustausch mit den unterschiedlichen Partnern ohne Unterbrechungen weiterlaufen konnte.

Fazit: Am Ende zahlt es sich aus

Der Wechsel des ERP-Systems auf SAP S/4HANA stellt eine große Herausforderung dar und erfordert eine detaillierte Analyse aller vorhandenen Geschäftsprozesse. Gleichzeitig ist er aber auch eine Chance, ebendiese neu zu denken. Durch die Optimierung und Verschlankung der historisch gewachsenen Prozesse mittels EDI-Lösungen lässt sich die gesamte Systemlandschaft effizienter gestalten. Der Aufwand lohnt sich also aus Ressourcenperspektive mittel- bis langfristig, aus Anwendersicht hingegen meist schon dann, wenn das stabilere, modernere System im Unternehmen etabliert ist.

Gastbeitrag von Anastasia Kamarauli