Automatisierung wird zu einer zentralen Führungsaufgabe

Eine aktuelle Studie von Ricoh Europe und Opinion Matters zeigt, dass zögernde Digitalisierung empfindliche, negative Effekte auf die Mitarbeitenden haben kann.

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Ein erheblicher Bremsfaktor für die Produktivität wird in vielen europäischen Unternehmen in veralteten Technologien gesehen. Laut einer aktuellen Studie von Ricoh Europe und Opinion Matters unter 7.000 Angestellten und 1.800 Führungskräften nennt rund ein Viertel der Befragten in Europa veraltete Systeme als größte Hürde für effizientes Arbeiten – in Deutschland sind es sogar 27 Prozent. Zugleich geben nur knapp 30 Prozent der Mitarbeiter:innen unter den Studienteil-nehmer:innen an, über alle nötigen Technologien für nahtlose Zusammenarbeit zu verfügen.

Besonders aufschlussreich: Die Befragten sehen in besserem Dokumentenmanagement, effizienteren Kommunikationslösungen und Automatisierungssoftware konkrete Hebel zur Produktivitätssteigerung. In Deutschland wünscht sich ein Drittel Zugang zu Automatisierungslösungen und beklagt, dass es diesen aktuell nicht gibt.

Rückstand bei der Automatisierung sorgt bei den Mitarbeitenden für Frustration

Die Studie zeigt ebenfalls: Langsame Fortschritte bei der Prozessautomatisierung gehören zu den größten Frustrationspunkten im Arbeitsalltag. In Deutschland werden schlecht integrierte IT-Systeme sogar noch häufiger genannt. Führungskräfte geben an, dass es ihnen oft an Orientierung fehlt – etwa bei der Frage, wie sich bestehende Systeme sinnvoll in neue Abläufe integrieren lassen. Diese Unsicherheit wirkt wie eine Innovationsbremse.

Dabei wünschen sich Mitarbeiter:innen gerade jetzt gezielte Verbesserungen. Ein Viertel der Befragten möchte mehr Zeit für sinnvolle Aufgaben durch den Einsatz der richtigen Technologien. Jede:r Fünfte nennt bessere Software als konkrete Motivation, um langfristig im Unternehmen bleiben zu wollen. Automatisierung und KI werden von den Befragten nicht als abstrakte Zukunftsthemen verstanden, sondern als konkrete Werkzeuge zur Steigerung von Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit. Der Wandel wird dabei nicht von der IT-Abteilung erwartet, sondern von der Spitze des Unternehmens.

Klare Strategien und gezielte Investitionen

Die Ergebnisse machen deutlich: Erfolgreiche Digitalisierung hängt nicht nur von Technologie ab. Kommunikation, Kontinuität und Kompetenzaufbau spielen eine zentrale Rolle. Rund 86 Prozent der Unternehmen setzen auf agile oder hybride Projektmethoden. Auch Datenschutz gewinnt weiter an Bedeutung – 94 Prozent stufen ihn als entscheidend ein. Gleichzeitig bleibt der Fachkräftemangel ein Problem, insbesondere in der DACH-Region, wo bereits in der Planungsphase Personalengpässe auftreten.

Ein Fazit der Studie: Wer zögert, riskiert nicht nur operative Nachteile, sondern auch den Verlust von Fachkräften. Automatisierung dient keineswegs nur der reinen Prozessbeschleunigung. Richtig eingesetzt, entlastet sie Mitarbeiter:innen, verbessert die Ressourcennutzung und schafft Freiraum, um kreativere, strategischere Aufgaben wahrnehmen zu können. Unternehmen, die diesen Wandel strukturiert gestalten, gewinnen deshalb nicht nur an Effizienz, sondern auch an Attraktivität im Wettbewerb um Talente. Zukunftsfähige Organisationen entstehen nicht durch Abwarten, sondern durch vorausschauende Entscheidungen, gezielte Investitionen und eine klare Strategie für den Einsatz neuer Technologien.

it&d business Redaktion